En forudsætning for at lykkes med sin eksterne kommunikation, er at have styr på den interne. Medarbejderne skal være klædt på til mødet med jeres mange interessenter, så de bliver ambassadører. Det kræver, at I har jeres kommunikationsstrategi og grundfortælling på plads. Indsatsen skal tilrettelægges og implementeres således, at der hele tiden er sammenhæng mellem den interne og eksterne kommunikation. På den måde kan I opnå større opbakning, begejstring og stolthed hos jeres medarbejdere.

Intern før ekstern
Den interne kommunikation har de senere årtier fået støre opmærksomhed. Den har altid eksisteret, men måske i en mere uformel og tilfældig form. Med et fragmenteret kommunikationslandskab, som inkluderer de sociale medier, og et øget fokus på kundeoplevelser, er kommunikationen overfor medarbejderne blevet endnu vigtigere. Det kan være vanskeligt, at skabe troværdig ekstern kommunikation, hvis den ikke er forankret internt. Den interne kommunikation kommer således før den eksterne kommunikation. Og den interne kommunikation skal, ligesom den eksterne, tage højde for modtageren. I dette tilfælde er modtagerne jeres medarbejdere – herunder deres ønsker, behov og situationer. Forudsætningen er, at I arbejder målrettet med at forankre, forstå og formidle den interne kommunikation.

Strategien og grundfortællingen
Som med strategisk kommunikation, tager den interne kommunikation afsæt i jeres overordnede forretningsstrategi. Herunder vision, mission og værdier. I den ideelle verden har virksomheden formuleret en skarp grundfortælling, som tydeliggør virksomhedens særlige styrkepositioner og vision. Kommunikationsstrategien er et middel til at opnå jeres mål og sætter retning for både den eksterne og interne kommunikation. Herunder budskaber, målgrupper og medier. En kommunikationspolitik giver de overordnede retningslinjer og fortæller: Hvem gør hvad, hvorfor og hvordan i de forskellige situationer?

For meget eller for lidt
Én af disse situationer kunne være lancering af nye produkter eller afvikling af særlige kampagner. Her er det således vigtigt, at have de interne kommunikationsaktiviteter og -planer på plads inden. I bør have en plan for: Hvem skal vide hvad, hvornår og hvordan organiserer I jer? I skal hele tiden overveje, om I kommunikere nok eller for lidt. Det er en fin balance. Den interne kommunikation skal så at sige ”doseres” korrekt, så den ikke drukner i alle de andre informationer, som jeres medarbejderne også skal forholde sig til i hverdagen. Jo mere målrettet den interne kommunikation er, jo mere effektiv bliver den. Her kan det i nogle tilfælde være afgørende at tænke forskellige personalegrupper ind i jeres kommunikation.

Forskellige faggrupper
Det er ikke altid hensigtsmæssigt at tænke alle jeres medarbejdere ind som en homogen gruppe. Særligt i større virksomheder med mange faggrupper, kan det være en god idé at målrette kommunikationen overfor særlige grupper. Måske skal I overveje at tilpasse jeres kommunikationen i forhold til f.eks. funktionærer, salgsmedarbejdere og produktionsfolk. De har forskellige behov, fordi deres forudsætninger og referencerammer kan være meget forskellige. Det kan også være, at de har forskellig adgang til de kanaler, I stiller til rådighed. Nogle af jeres medarbejdere har måske ikke, eller sjældent, adgang til de digitale kanaler (intranet, chats, blogs etc.). Det er jeres ansvar at skabe en god forståelse for, hvad jeres virksomhed kan, skal og vil. Ellers risikerer I at miste gode medarbejdere, som føler sig overset og som ikke tror på projektet.