Alle virksomheder kommunikerer med deres kunder på skrift. Men det er ikke altid så let at skrive i et enkelt og præcist sprog, så alle forstår, hvad der menes. Sproget er en vigtig konkurrenceparameter, og I bør derfor sætte fokus på, hvordan og hvad I skriver. Internt er det vigtigt, fordi jeres kollegaer skal kommunikere problemfrit og hurtigt med hinanden. Og eksternt fordi jeres kunder skal forstå jeres budskaber, og føle at de bliver forstået og taget alvorligt. Hvordan styrker I jeres evne til at skrive tydeligere og bedre?

Læsevenlige tekster med genkendelige ord
I en travl verden, hvor vi alle bliver bombarderet med informationer, er det afgørende at I får skrevet læsevenlige tekster. Det er ikke altid vi kan få øje på, hvor eller hvordan vi forbedrer vores evne til at skrive mere præcist og mere tydeligt. Det kan derfor være en hjælp at få andre til at stille skarpt på, hvad I bliver bedre. Alternativt er der nogle helt konkrete elementer, I kan have for øje, når I ønsker at forbedre den måde, I skriver på. Det allervigtigste er at være opmærksom på, at bruge ord som jeres modtagere kender. Hvis I er i tvivl, skal I som minimum forklare ordet. Det kan både være fremmedord, fagudtryk og svære ord.

Fremmedord og fagudtryk
Det danske ord har adopteret mange udenlandske ord. Særligt engelske fremmedord, som vi i højere og højere grad anvender inden for forretningsverden. Hvis I vil skrive forståeligt, skal I til tider passe på med at bruge disse fremmedord. Det er ikke altid, I kan forvente, at modtageren kender til ordet. Nogle fremmedord giver sig selv, mens andre kræver lidt mig tankekraft og oversættelsesevne. Så overvej hver gang om de fremmedord, I anvender, giver mening for modtageren. Eller om I bør forklare, hvad I mener i stedet.

Smarte ”buzzwords”
Når I bruger fagudtryk, skal I være opmærksomme på, at de kan være svære at forstå. Især hvis modtagen ikke kender til dem i sit daglige arbejde. Tit og ofte kommer vi til at blive lidt indforståede og tro at modtagerne kender til vores fagudtryk og ekspertområde. Vi kommer måske til at glemmer, at vi har oparbejdet vores egne udtryk, vendinger og ord, som giver mening for os selv – men ikke for vores omverden. Nogle gange kan der også optræde nogle såkaldte ”buzzwords”. Det er tekniske/faglige ord eller begreber, som bruges af et stort antal mennesker, men som de færreste kender den præcise betydning af. Pas på med dem.

Skrivemanualer og opmærksomhedspunkter
Det sprog I anvender kan sættes i fokus på mange forskellige måder. Det kan være I laver skrivemanualer eller måske sender medarbejdere på skrivekurser. Det handler i bund og grund om at få luget ud i jeres indforståethed og måske arbejde med jeres skriftlige kommunikation ud fra disse generelle råd:

·         Gør jeres tekster personlige. Skriv venligt, forståeligt og imødekommende. Brug personord

·         Undgå tvetydige og abstrakte ord

·         Del informationerne op. Skriv om én ting ad gangen. Foretræk korte sætninger

·         Brug talesprog og læs teksten højt, for at høre om sproget flyder

·         Gør jeres sprog levende. Brug eksempler og sammenligninger

·         Skab overskuelighed ved overskrifter, underrubrikker og afsnit

·         Få læst korrektur og få testet om I anvender for mange svære ord

Rigtig god skrivelyst!