Den interne kommunikations formål er at vedligeholde og skabe gode relationer mellem virksomheden og dens medarbejdere. Derudover bidrager kommunikationen til virksomhedens selvforståelse, og den er med til at italesætte virksomhedens idégrundlag, vision, værdier og forretningsgrundlag. Lykkedes den interne kommunikation, vil medarbejderne være mere motiverede og villige til at samarbejde. Den interne kommunikation bidrager også til at undgår rygtedannelser og skabe tryghed. Hvordan arbejder I med jeres interne kommunikation?
Den særlige styrke kommer indefra
En nutidig definition på intern kommunikation, ifølge Cutlip Center og Broom, er: ”Målet med intern kommunikation er at identificere, skabe og vedligeholde gensidigt gode relationer mellem virksomheden og de medarbejder, af hvis indsats dens succes afhænger ”. Derved peger de på, at virksomhedens særlige styrke kommer indefra. Medarbejderne vil, alt andet lige, gøre en forskel for en virksomhed, når de forstår formål og retning – og når der bliver kommunikeret tydeligt til dem. Den interne kommunikation bidrager således til virksomhedens selvforståelse, formidling af nødvendig viden og skabelsen af motivation og korpsånd. Men den interne kommunikation bidrager også positivt til mange andre områder, som f.eks.:
- Forandringsprocesser
- Kundeservice
- Engagement
- Fokus på de væsentligste ting
- Forventningsafstemning
- Employer branding og employer advocacy
- Effektivitet og tryghed
Generel og ad hoc kommunikation
I en virksomhed vil der løbende være behov for kommunikation og orientering. Det kunne være relevante informationer omkring virksomhedens branche, tilbagevendende begivenheder, sommerferieplaner etc. Nogle af disse informationer er mere eller mindre rutineprægede. Men der vil også være et behov for at igangsætte og implementere intern kommunikation, som mere har en form af en kampagne. Det kunne f.eks. være kommunikation i forbindelse med større organisatoriske forandringer eller helt nye tiltag, hvor informationsrækken i højere grad skal planlægges og struktureres. Og hvor den interne kommunikation skal tilpasses, times og koordineres i forhold til den eksterne kommunikation. De kommunikationskampagner kunne f.eks. i forbindelse med flytning, fusioner, en ny visuel identiet eller en ny direktion.
Tryghed og rygtedannelser
Nogle af disse tiltag udfordrer virksomhedens nuværende kultur, identitet og kommunikationsvaner, hvorfor der skal foreligge klare mål og en veldefineret plan for den interne kommunikation. Det bidrager til, at medarbejderne føler sig velorienterede og trygge. Jo bedre virksomheden er til at styre og implementere den interne kommunikation, jo mindre risiko er der for interne rygtedannelser og falsk sladder. Derfor er der også et væsentligt tidselement i den interne kommunikation. Hvornår og hvordan skal vi orientere medarbejderne, inden vi kommunikerer eksternt? Det er ledelsen ansvar at timing og indhold er på plads, og at der er skabt effektive og gode kommunikationskanaler og -platforme til alle medarbejdere. Disse kommunikationskanaler kan både være envejs eller tovejs.
Hvilke kommunikationsmidler skal I anvende?
Når virksomheden og ledelsen skal have informationer ud til medarbejderne, vil én af overvejelserne være hvordan? Overordnet kan virksomheden arbejde med både envejs og tovejs kommunikation. Envejs kommunikation kan kategoriseres som kommunikationsmidler, hvor virksomheden blot orienterer/informere. Det kunne f.eks. være: til stormøder, i nyhedsbreve, på intranet, på opslagstavler eller i medarbejderhåndbog. Tovejs kommunikationsmidler er derimod kanaler, hvor virksomheden i højere grad ønsker at ønsker at komme i dialog med medarbejderne. Det kunne f.eks. være møder med medarbejderne i mindre gruppe eller 1:1 samtaler. Det kunne også være på intranettet, hvor virksomheden giver medarbejderne mulighed for at chatte og stille spørgsmål.
Få styr på fordele og ulemper
Til hver kommunikationskanal kan virksomheden med fordel opstille ulemper og fordele for hvert enkelt kommunikationsmiddel. Det skaber et godt overblik. Information til medarbejdere på en opslagstavle vil være hurtigt og billigt, men kan virke meget oppefra styret, mens møder med få grupper af medarbejdere har fordel af en tæt og nærværende dialog, men som på den anden side er ressourcekrævende og kan være et både mere ”langsomt” og meget krævende for ledelsen. Når virksomheden har gjort sig nogle tanker om, hvilke kanaler de har til rådighed, og hvordan de skal anvendes, vil det gøre kommunikationsindsatsen langt mere smidig og målrettet. En god og gennemtænkt intern kommunikation skaber en tryg og motiverende hverdag for alle medarbejdere.